У другој половини 18. века учврстила се хијерархијска организациона структура територијалне управе Хабсбуршке монархије, тако да је дошло до поделе рада између појединих делова управе у поступку решавања службених задатака. То је пак поред пораста броја књига и докумената довело и до наглог нарастања броја докумената актног облика. У ранијим вековима коришћени сандук за чување докумената постао је недовољан. Чланом XВИИИ. Привилегије Марије Терезије, издате 1751. године становницима Потиског диштрикта, општинском нотару је стављено у задатак чување докумената у среденом стању у закључаним орманима. Прошао је, међутим, цели век, рачунајући од овог првог државног покушаја формирања архива, до часа када се почињу спомињати архиви Аде, Бечеја, Кањиже, Сенте и Србобрана.
У 19. веку су поред општинских, црквених и цеховских архива настале и архиве разних удружења грађана, установа, предузећа и појединаца. У томе времену су љубитељи старина и истраживачи завичајне историје, чланови породица Дудаш, Вујић и Гомбош, формирали прве архивске збирке на нашем терену. У капиталистичком друштвеном уређењу архиве су сматране приватним власништвом. Грађа од историјске вредности није била законом заштићена. Заштита архиве зависила је од добре воље и интереса творца или власника исте.
Организовање данашње архивске службе и формирање мреже започето је већ 1944. године. Прву конкретну Одлуку о начину привременог образовања музеја, заштите споменика културе, архива и библиотеке објавио је Главни извршни одбор Народне скупштине АП Војводине 2. новембра 1946. године, а њом се предвида оснивање девет „културно-научних завода” у Војводини, међу њима и нашег у Сенти, са надлежношћу на територији града Сенте, сенћанског и бечејског среза. Ови су заводи у ствари били зачеци музеја са „архивском делатношћу”. Њихови повереници првенствено су приступили организацији музејских послова. Због тога су покрајинске власти већ наредне године именовале и архивске поверенике, за сенћанско подручје а међу њима и Лазара Крагујевића. Нажалост, ни новоименовани руководиоц није могао да спаси двовековну архиву општине Сенте. Чиновници Градског народног одбора извршили су шкартирање грађе из периода 1769–1936. Том приликом је предато отпаду више од три вагона "папира". Ово нестручно шкартирање је нанело већу штету архивској грађи него сви дотадашњи ратови и пожари, а Крагујевић је био избачен из службе пошто је простестовао против оваквог поступка.
На притисак виших власти НО Сенте је јануара 1950. године именовао Ивана Прерадова за руководиоца архивског сабирног средишта у Сенти, али о оснивању средишта писмено није решавао. Архиву Војводине је досадило одуговлачење времена, те је он својим актом бр. 1018. од 14. новембра 1950. године основао Архивско средиште у Сенти. Након тога је НО Сенте именовао за руководиоца др. Милоша Кнежевића, а за његовог заменика Прерадова. Доласком Кнежевића за руководиоца започет је прави посао на заштити архивске грађе на територијама срезова сенћанског и бечејског. Након доношења Закона о државним архивима НР Србије, крајем 1951. године, на иницијативу Савета за просвету и културу ГИОН САПВ и тада већ Државног архива АП Војводине, приступило се претварању архивског сабирног средишта у градски државни архив. То је учињено Решењем Савета за просвету, науку и културу Владе НР Србије број 399. од 17. јануара 1952, године и Решењем Извршног одбора НО Сенте број 17580 од 19. јануара 1952. године. Овај датум сматрамо оснивачким датумом нашег архива. Крајем 1955. године именовани су и први чланови Савета архива. На основу Решења НО среза Сенте број 5588 од 27. децембра 1955. године архив је постао среска установа. Од 1. јануара 1956. године променио је назив у Државни архив. Од 1. јануара 1959. године установа пак добија назив Историјски архив Сенте. Када је 1. јануара 1960. године укинут НО среза Сенте, архив је постао установа НО среза Суботице. Од 24. марта 1965. године архив је подређен Покрајини, а након две године оснивачка права су враћена општинама. Упис Историјског архива у регистар окружног привредног суда у Суботици као општинске установе извршен је 23. децембра 1965. године.
Скупштина општине Сента је 22. септембра 1967. године, уз сагласност општина Ада, Бечеј, Кањижа и Србобран, донела Одлуку под бројем 030/5-1967 о регулисању статусних питања регионалног Историјског архива у Сенти. Том приликом архиву је припојено Архивско сабирно средиште у Бечеју, које је основано Решењем НОО Бечеј бр. 07-949/58 од 15. децембра 1959.године.
У зависности од друштвених промена и правног система земље у протеклим деценијама мењао се и статус и начин финансирања делатности архива, али су све те промене мало утицале на његову основну делатност. Од 10. јануара 1974. године архив се конституисао као радна организација. Пет година касније, 5. јуна 1979. године, извршено је усаглашавање статуса са Законом о удруженом раду. Бечејски одсек је 21.04.1986. године регистрован као пословна јединица архива. Шестог августа 1990. године архив поново постаје установа, а 11.05.1995. године извршено је усаглашавање статута установе са Законом.
У финансирању делатности архива увек су учествовале општине, но 1990. и 1991. године највећи део средстава је обезбеђен из буџета Покрајине, а од 1992. године пак преко Министарства културе из буџета Републике Србије.
Историјски архив у Сенти од свог оснивања врши заштиту архивске грађе на територији пет општина: Аде, Бечеја, Кањиже, Сенте и Србобрана.
